Dnešní svět je rychlý. Notifikace pípají, e-maily přicházejí po desítkách, do toho schůzky, telefonáty, zprávy na chatu. Mnoho lidí má pocit, že pokud chtějí obstát, musí zvládat několik věcí současně. Multitasking se stal symbolem výkonnosti. Jenže věda i praxe ukazují, že realita je jiná – a pro náš mozek mnohem méně příjemná.
To, co většina z nás považuje za multitasking, ve skutečnosti není schopnost dělat více náročných věcí najednou. Mozek totiž neumí paralelně řešit dvě složité úlohy současně. Ve skutečnosti jen velmi rychle přepíná mezi úkoly. Tomuto jevu se říká „task switching“ – přepínání pozornosti. A každé takové přepnutí něco stojí: čas, energii i mentální kapacitu.
Když píšete důležitý dokument a každých pár minut odpovídáte na zprávu, mozek musí pokaždé „opustit“ jednu myšlenkovou linku, uložit ji, přesunout se jinam a pak se znovu vrátit zpět. Tento proces vytváří tzv. přepínací náklady. Studie ukazují, že produktivita může při častém přerušování klesnout až o desítky procent. Navíc roste chybovost, snižuje se kvalita rozhodování a zvyšuje se mentální únava.
Multitasking tak často vytváří iluzi výkonnosti – člověk má pocit, že je neustále v pohybu, něco řeší, reaguje. Ve skutečnosti ale může být méně efektivní než ten, kdo se soustředí na jednu věc a dokončí ji bez přerušení.
To ale neznamená, že multitasking je vždy špatný. Funguje například u kombinace automatických činností – třeba když jdete na procházku a posloucháte podcast. Problém nastává ve chvíli, kdy kombinujeme více úkolů náročných na pozornost, kreativitu nebo rozhodování.
Právě proto se dnes čím dál více mluví o vědomé práci s pozorností místo bezhlavého přepínání mezi úkoly.
Jak zvládat multitasking efektivně – praktické techniky
1. Time-blocking (blokování času)
Rozdělte si den do konkrétních bloků věnovaných jediné činnosti. Například devadesát minut hluboké práce bez vyrušení, poté vyhrazený čas na e-maily. Tím minimalizujete nahodilé přerušování.
2. Pomodoro technika
Pracujte dvacet pět minut naplno, poté si dejte pět minut pauzu. Po čtyřech cyklech si dopřejte delší přestávku. Mozek lépe zvládá intenzivní soustředění v kratších intervalech.
3. Vypínání notifikací
Každé upozornění je potenciální přepnutí pozornosti. Během soustředěné práce vypněte oznámení, zavřete komunikační aplikace a nastavte si „nerušit“.
4. Batching – seskupování podobných úkolů
Vyřiďte administrativu najednou, telefonáty v jednom bloku, e-maily ve stanovený čas. Mozek tak nemusí přecházet mezi rozdílnými typy činností.
5. Prioritizace
Určete si tři klíčové úkoly dne. Pokud splníte tyto, den byl úspěšný. Zbytek je bonus.
Stále více odborníků dnes doporučuje spíše monotasking – vědomé soustředění na jednu věc. Hluboká práce bez vyrušení vede k vyšší kvalitě výsledků, lepšímu zapamatování i větší spokojenosti z dokončeného úkolu. Navíc snižuje stres. Mozek totiž není ve stavu permanentní pohotovosti, ale může pracovat systematicky a klidně.
Zajímavé je, že lidé, kteří často multitaskují, mívají subjektivní pocit vyšší efektivity. Jenže když se jejich výkon objektivně změří, bývá nižší než u těch, kteří pracují postupně a soustředěně. Multitasking tedy není známkou nadprůměrných schopností, ale spíše přizpůsobením se hektickému prostředí.
Klíčem není dělat více věcí najednou. Klíčem je vědět, kdy je čas reagovat a kdy je čas tvořit. Kdy komunikovat a kdy se odpojit. Kdy být dostupný a kdy chránit vlastní pozornost.
Protože skutečná produktivita nevzniká z chaosu. Vzniká ze soustředění. A schopnost řídit svou pozornost je dnes možná důležitější než schopnost zvládat multitasking.
